Warum sich Automatisierung 2026 für den Mittelstand rechnet

Automatisierung wird im Mittelstand oft als Kür verhandelt, etwas, das man macht, wenn Zeit und Budget da sind. Vier unabhängig voneinander erhobene Zahlen zeigen, warum das die Rechnung falsch aufstellt.

64 Milliarden Euro Bürokratiekosten pro Jahr

Der Nationale Normenkontrollrat beziffert den jährlichen Erfüllungsaufwand der deutschen Wirtschaft auf 64 Milliarden Euro. Seit 2011 sind rund 167 Milliarden Euro an zusätzlichem Aufwand aufgelaufen. Ein erheblicher Teil davon ist wiederkehrende Dokumentenarbeit: prüfen, abgleichen, ablegen.

4,3 Millionen fehlende Arbeitskräfte bis 2036

Das Institut der deutschen Wirtschaft rechnet vor, dass bis 2036 fast 20 Millionen Erwerbstätige der Jahrgänge 1954 bis 1969 das Rentenalter erreichen. Das Erwerbspersonenpotenzial sinkt dadurch von 55 auf 51,2 Millionen — ein Rückgang um rund 4,3 Millionen Arbeitskräfte. Mit ihnen geht Erfahrungswissen, das in den seltensten Fällen irgendwo aufgeschrieben ist.

20 Prozent der Arbeitswoche für die Suche nach Informationen

Nach einer vielzitierten Erhebung des McKinsey Global Institute verbringen Wissensarbeiter rund ein Fünftel ihrer Arbeitswoche damit, Informationen zu suchen und zusammenzutragen — knapp zwei Stunden am Tag. Ein durchsuchbarer, sauber gepflegter Wissensbestand kann diesen Anteil laut derselben Studie um bis zu 35 Prozent senken.

41 Prozent setzen bereits KI ein, Tendenz steigend

Die Bitkom-KI-Studie 2026 zeigt, dass 41 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI einsetzen, ein Jahr zuvor waren es erst 17 Prozent. Weitere 48 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. 77 Prozent der Anwender sehen eine verbesserte Wettbewerbsposition, 52 Prozent einen messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Was daraus folgt

Keine der vier Zahlen ist für sich genommen ein Grund zu handeln. Zusammen beschreiben sie aber eine Rechnung, die sich nicht mehr von selbst löst: steigender Aufwand, schrumpfende Belegschaft, verschwindendes Wissen — bei gleichzeitig wachsendem Wettbewerbsdruck durch Unternehmen, die bereits automatisiert haben. Ob sich das für einen konkreten Prozess in Ihrem Betrieb lohnt, ist trotzdem eine Einzelfallrechnung — genau die machen wir in der Prozessaufnahme, bevor irgendetwas gebaut wird.